1. 아카이브란 무엇인가? 1)
아카이브(archive(s))는 영구적 보존 가치가 있는 기록, 기록을 선별하여 보관하는 장소, 기록을 수집하고 관리하는 기관을 뜻하는 복합적인 의미를 지니고 있습니다. 이러한 아카이브는 기록으로 지칭될 때 개인 또는 조직이 어떠한 활동이나 업무를 수행하는 과정에서 생산, 접수한 기록으로 정의하고 있으며, 내용(content), 구조(structure), 맥락(context)을 가지는 것이 특성입니다. 내용은 기록을 구성하는 문자, 숫자, 이미지 등 구체적인 정보를 의미하며, 구조는 내적 구조(기록의 물리적 특성)와 외적 구조(어떤 기록과 관련된 다른 기록과의 관계)로 구분됩니다. 맥락은 기록이 생산되고 활용되었던 환경과 정황(제목, 생산자명 등 식별정보와 생산자와 생산 목적 등)을 말합니다. 나아가 아카이브는 그 특성을 유지하기 위해서 출처와 원질서를 존중하고, 집합적 통제에 입각하여 관리됩니다.

2. 아트아카이브(Art Archives)란?
아카이브의 정의를 고려해 볼 때 아트아카이브는 작가와 매개자 등 다양한 생산자가 예술 분야 활동과 관련되어 생산하고 소장하고 있던 기록 그것을 수집·관리·보존하는 기관 자체를 의미합니다. 중의적 의미로 인해 서울시립 미술아카이브에서는 기록과 기관을 구분하기 위해서 기록을 아트아카이브로, 기관을 미술아카이브로 구별합니다.

3. 아카이브의 원칙들이란?
-출처주의: 출처는 기록을 생산·축적·유지·활용한 조직이나 개인을 뜻하고, 출처주의는 기록의 생산 출처(조직, 개인, 기능)에 따라 분류·정리·보관하는 원리로, 출처가 같은 기록을 출처가 다른 기록과 서로 뒤섞어서는 안 되며 이는 기록의 본래 생산 맥락을 보존하기 위한 것입니다.
-원질서 존중의 원칙: 기록의 생산자가 구축한 기록의 조직 방식과 순서를 그대로 유지해야 한다는 것으로, 이 원칙이 중요한 것은 원질서를 통해 기록이 담고 있는 의미 있는 증거를 유추할 수 있기 때문입니다.
-계층적 관리: 출처주의와 원질서 존중의 원칙에 기반하여 기록의 특성을 유지 및 보존하기 위한 방법으로 기록을 위계적인 구조에 따라 관리해야 한다는 원칙입니다. 예를 들어 그 위계적 구조는 ‘컬렉션’-‘시리즈’-‘파일’-아이템‘ 등과 같은 계층을 말합니다.
-집합적 기술: 기록의 기술이 개별 기록에 대한 기술과 더불어 집합적 수준에 이루어져야 한다는 원칙으로, 개별 기록의 내용보다는 전체적인 구조를 설명하는 것을 통해 맥락을 파악할 수 있도록 하는 방법입니다.

4. 소장자료란?
서울시립 미술아카이브는 관리하는 모든 자료를 예술정보자원이라고 지칭하고 있습니다. 예술정보자원은 소장자료인 아트아카이브와 도서로 구분됩니다. 아트아카이브는 예술자료, 기관자료로 정의하고 있습니다. 예술자료는 작품을 제작하거나 전시를 기획하는 등 창작의 과정에서 작가와 매개자, 단체가 생산하고 수집한 자료를 뜻하며, 기관자료는 1988년 설립된 서울시립미술관이 성장하는 과정에서 거둔 운영자료입니다. 도서는 목록 개발을 통해 수집된 국내외 미술 분야 단행본 및 연속간행물, 전시도록, 아티스트북, 독립출판물을 말합니다.

5. 아트아카이브의 분류란?
서울시립 미술아카이브의 분류는 두 가지로 구분됩니다. 그 두 가지는 예술자료에 적용되는 계층분류와 기관자료에 적용되는 기능분류입니다. 
계층분류는 수집처의 창·제작 과정, 사회활동 등을 분석하여 ‘컬렉션’-‘시리즈’-‘파일’-‘아이템’ 계층으로 분류하였습니다, ‘컬렉션’ 계층은 소장자(처)인 ‘창작자’, ‘매개자’, ‘단체’, 또는 특정 주제로 범주화시킬 수 있는 기록의 총체를 뜻합니다. ‘시리즈’ 계층은 ‘컬렉션’ 계층에서 구분될 수 있는 행위(전시, 사회활동, 사건 등)나 미술사 연구에 따라 논리적으로 구분될 수 있는 단위입니다. ‘파일’ 계층은 시리즈 내에서 최소의 행위나 사건별로 분류된 기록의 집합을 의미하며, ‘아이템’ 계층은 더 이상 구별될 수 없는 기록의 최소단위로서 서울시립 미술아카이브의 수집·관리·보존의 최소단위입니다.
기능분류는 서울시립미술관의 업무 기능을 분석하여 ‘대분류’-‘중분류’-‘소분류’-‘아이템’ 계층으로 분류하였습니다. ‘대분류’ 계층은 서울시립미술관의 핵심 기능인 ‘수집’, ‘교육’, ‘전시’, ‘행사공연’ 등으로 구분됩니다. ‘중분류’ 계층은 핵심 기능 안에서 수행되는 개별 프로그램을 대상·주제·목적 등으로 분류한 것을 말합니다. ‘소분류’ 계층은 개별 프로그램의 업무절차로 구성되어 있습니다.

1) 한국기록학회, 『기록학 용어 사전』(역사비평사, 2008)에서 인용